2. b) Retranscrire un grand livre manuellement

Afin de retranscrire le grand livre manuellement, vous pouvez cliquer sur le spreadsheet “Tableau grand livre comptable (à remplir)”

Quelques règles pour l’écriture

Respecter la typographie : si en majuscule, écrire en majuscule, si en minuscule, écrire en minuscule.
Respecter la ponctuation/caractères spéciaux : faire à l’identique
Pour les montants, mettre des “,” pas des “.”
- Exemple : écrire 2152,26 et non 2.152,26 , la virgule des milliers ne nous intéresse pas.

Composition du spreadsheet

Le spreadsheet se compose de 3 onglets :

Remplir le premier onglet Compta-Comptes
Remplir le 2e onglet Compta-Ecritures
L’onglet Vérifications se remplit tout seul :

ℹ️ Si dans votre spreadhseet “Fichier d’import des écritures” vous avez des écritures déséquilibrées, c’est que le 1er fichier spreadsheet qui a repris le grand livre de l’ancien syndic à l’identique a mal été repris.

Comment traiter ces anomalies ?

Retourner dans le 1er spreadsheet, si dans l’onglet “anomalies” vous avez des cases rouges KO, Vérifier que les écritures reprises dans l’onglet “écritures” sont bien saisies à la bonne date pour que vos solde repris soient bons.

Exemple d'une retranscription manuelle :

Vous trouverez ci-dessous un exemple de grand livre à retranscrire, et un template du fichier qu’il faut remplir (l’exemple est au format Excel mais le vrai document est un Google Sheet).

Un grand livre est composé d’un enchainement de comptes : un compte pour chacun des types de dépenses effectuées durant une certaine période. Dans l’exemple ci-dessus : un compte pour l’ETUDE RESEAU EAU, un compte pour l’AVANCES CHARGES, un compte l’AVANCES TRAVAUX, etc.

Chaque compte est divisé en 2 catégories :

les lignes d’écritures (en rouge sur l’image ci-dessous)
- Une ligne d’écriture comporte : une date, un Journal, un Folio, un libellé, un débit OU un crédit (jamais les deux), et un solde
les informations sur le compte (en bleu sur l’image ci-dessous)
- ces informations sont : un code de compte (ex : 102005), un libellé (ex : ETUDE RESEAU EAU**************), un total débit ET/OU un total crédit, et un total solde (qui peut être vide comme sur l’image ci-dessous)

Dans le template à remplir pour les grands livres de compte, vous voyez deux onglets :

Onglet “Compta - Comptes”
Onglet “Compta - Écritures”

Dans l’onglet “Compta - Comptes” il faudra retranscrire les informations sur le compte, et dans l’onglet, il faudra retranscrire les lignes d’écritures.

Onglet “Compta - Comptes”

Sur le template, les colonnes à remplir sont encadrées en rouge ci dessous :

Les colonnes grisées sont automatiques, il ne faut pas les toucher.

Code : Il s’agit des numéros de compte, ici 102005

Libellé : colonne libellé, ici ETUDE RESEAU EAU*************

Débit: colonne débit, ici 4437,82

Crédit: colonne crédit, ici 4437,82

Solde : Colonne Solde, dans notre exemple elle est vide, alors ne pas remplir la case.

Après avoir terminé une ligne de l’onglet “Compta - Comptes” il faut se rendre dans l’onglet “Compta - écriture”

Onglet “Compta - écriture”

Les écritures sont rangées de la plus ancienne à la plus récente, conserver cet ordre.

Il s’agit en fait de retranscrire les écritures du compte :

Compte : à sélectionner dans la liste déroulante.

Et recopier les autres champs, les colonnes sont les mêmes que dans le template :

Attention : la colonne SOLDE n’est pas à retranscrire.

Exemple de la ligne précédente :

Validation :

Si vous avez mal fait quelque chose, vous verrez apparaître ce type d’erreur sur le premier onglet :

Dans ce cas là, il faut retourner dans l’onglet “Compta - écriture” et vérifier qu’il n’y a pas d’erreur de retranscription des montants !

🤔 Questions fréquentes

J'ai fait appel à une entreprise partenaire pour faire la retranscription de mes grands livres, que lui partager et comment faire ?

📖 Retranscription du grand livre par une entreprise partenaire