La fonctionnalité des “rules” permet d’automatiser certaines actions comme l’ajout de tags sur les conversations et leur assignation automatique à d’autres utilisateurs.
Depuis les Settings (en haut à droite) ⚙️, puis en sélectionnant “rules” dans le menu à gauche.
En fonction de la section “Company” ou "Individual", cela permet d’appliquer cette règle à toute votre équipe ou uniquement pour vous.
En cliquant sur “Add a rule” en haut à droite, on arrive sur un écran permettant de paramétrer une règle, avec 3 catégories différentes :
- When ⇒ l’évènement qui déclenche la règle, par exemple lorsqu’un email est reçu ou qu’une conversation est déplacée dans une autre inbox
- If ⇒ une condition qui déclenche la règle, par exemple si un tag est assigné à la conversation ou qu’un destinataire en particulier est spécifié
- Then ⇒ l’action qui est exécutée si les conditions sont respectées, par exemple assigner la conversation à un utilisateur, ajouter un tag, etc.
Par exemple, cette règle permet d’assigner la conversation à un collaborateur en particulier (comptable), si un nouvel email est reçu et que le tag “Factures” est ajouté.