Demander des devis via un dossier

Lorsqu’une réparation, une opération de maintenance ou un travaux doit être réalisé sur la copropriété, le gestionnaire sollicite un ou plusieurs prestataires pour leur demander dans un premier temps un devis pour l’intervention à réaliser.

Envoyer la demande de devis

Depuis un dossier, cliquez sur Réaliser une action et sélectionnez l'action Demander des devis dans le menu :

• Remplissez les informations suivantes :
  • Prestataires
    Si le prestataire n’existe pas encore dans l’annuaire, cliquez sur “Créer un prestataire” pour renseigner l’entreprise et un contact référent.
    ℹ️ possibilité de mettre plusieurs prestataires.
  • Contacts
    Renseignez des contacts sur place si vous souhaitez que le gardien ou des copropriétaires soient présents pour accueillir le prestataire lorsqu’il se rendra sur place pour évaluer la prestation à réaliser
  • Description de la prestation
    Ajustez le contenu du mail selon le type de prestation souhaitée
  • Urgent
    Indiquez si la demande est urgente en cliquant sur le bouton Marquer comme urgent (cela permet d’ajouter la mention “URGENT” dans l’objet du mail)
  • Envoyer une copie
    Cochez les cases si vous souhaitez mettre des personnes en copie du mail

• Cliquez sur Envoyer la demande de devis pour envoyer l’email. Une fois la demande envoyée, il n’est plus possible d’annuler l’envoi du mail.

Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : "Une demande de devis a été envoyée …”. À partir de cette activité, plusieurs actions sont ensuite possibles.

Relancer le(s) prestataire(s)

Au survol de l’activité, des actions sont proposées.

1. Cliquez sur l’icône correspondant à l’action Relancer
2. Sélectionnez les prestataires que vous souhaitez relancer.
3. Vous pouvez éditer le message. Il reprendra par défaut votre précédent email.
4. Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre relance.
5. Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : "Une relance a été envoyée … ”. Une notification est envoyée aux copropriétaires.

Annuler une demande

1. Cliquez sur l’icône X pour annuler la demande.
2. Vous pouvez modifier le corps du texte. Il reprendra par défaut votre demande initiale.

Cliquez sur Envoyer pour annuler la demande. Le fournisseur recevra un email. Une notification est envoyée aux copropriétaires.           

ℹ️ Vous ne pouvez ajouter un devis que si vous avez fait la demande de devis via un dossier Lobby

     1.   Sélectionnez l’action Ajouter un devis via le bouton Réaliser une action 

      2.  Remplissez le formulaire

1. • Sélectionnez la demande de devis correspond à votre devis
   • Renseignez le montant en TTC
   • Ajoutez d’autres documents si besoin, par exemple le rapport d’expertise qui a donné lieu au devis, des photos etc.
   • Ajouter un commentaire pour communiquer avec le Conseil Syndical. Ils recevront une notification à chaque nouvelle activité sur le dossier.
   3.  Cliquez sur Envoyer.
   4.  Vous pouvez envoyer un ordre de service depuis le devis ajouté en cliquant sur l’icône correspondante à Envoyer un ordre de service
2. Envoyer un ordre de service

💡 Il peut arriver que des PDF soient protégés et ne vous permettent pas d’apposer votre signature sur le devis.

Pour “enlever” la protection sur un PDF :

• Ouvrez le PDF en aperçu
• Allez dans “Fichier” puis Imprimer
• Sélectionnez “PDF" en bas à gauche et cliquez sur Enregistrer
• Le PDF est maintenant débloqué !

Contacter les prestataires ou un autre prestataire

Contacter le prestataire

1. Cliquez sur l’icône correspondant au option, puis sur Contacter le prestataire
2. Éditez votre message et cliquez sur Envoyez.

1. Votre prestataire ne vous répond pas, vous pouvez envoyer une autre demande en cliquant sur l’icône correspondant au option, puis sur Contacter un autre prestataire
2. Éditez votre message et cliquez sur Envoyez.