Démarrer avec Pack AG
Quel est le parcours général ?
Le parcours se déroule en cinq étapes :
1. Configurer le jeton Pack AG du cabinet.
2. Synchroniser le cabinet, ses agences et ses utilisateurs.
3. Synchroniser chaque immeuble concerné.
4. Synchroniser la convocation préparée dans Lobby.
5. Retrouver dans Lobby le procès-verbal signé dans Pack AG.
Comment autoriser Lobby à communiquer avec Pack AG ?
1. Ouvrir Mon entreprise > Intégrations > Modules > Pack AG.
2. Saisir le jeton Pack AG du cabinet.
3. Cliquer sur Enregistrer.
Que faire si le jeton Pack AG est refusé ?
Contacter le support
Synchroniser le cabinet
À quoi sert la synchronisation du cabinet ?
Elle permet de créer ou d'actualiser dans Pack AG le cabinet, ses agences et ses utilisateurs.
Que faut-il vérifier avant de synchroniser le cabinet ?
- Le cabinet possède au moins une agence.
- Chaque utilisateur possède une adresse e-mail valide.
- Chaque gestionnaire est rattaché à une agence.
Comment synchroniser le cabinet ?
1. Ouvrir l'intégration Pack AG.
2. Cliquer sur Synchroniser le cabinet.
3. Vérifier les informations annoncées dans la fenêtre de confirmation.
4. Cliquer sur Synchroniser.
Quelles informations sont envoyées dans Pack AG ?
Quel profil reçoit chaque utilisateur dans Pack AG ?
Un utilisateur qui gère au moins un immeuble reçoit le profil de gestionnaire Pack AG. Les autres reçoivent un profil utilisateur.
L'adresse e-mail sert d'identifiant de connexion. Lors de sa première connexion, l'utilisateur emploie le mot de passe initial prévu par le cabinet, puis le modifie dans Pack AG.
Quand faut-il resynchroniser le cabinet ?
Après une modification concernant :
- le cabinet ;
- une agence ;
- un utilisateur ;
- l'affectation d'un gestionnaire.
Synchroniser un immeuble
À quoi sert la synchronisation d'un immeuble ?
Elle permet de créer ou d'actualiser dans Pack AG la copropriété, ses lots, ses copropriétaires et ses tantièmes.
Que faut-il vérifier avant de synchroniser un immeuble ?
- Le cabinet a déjà été synchronisé.
- Le numéro d'immatriculation de la copropriété est renseigné.
Comment synchroniser un immeuble ?
1. Ouvrir la copropriété dans Lobby.
2. Ouvrir Assemblées Générales.
3. Cliquer sur Pack AG.
4. Cliquer sur Synchroniser.
Quelles informations de l'immeuble sont envoyées dans Pack AG ?
Pack AG reçoit :
- La copropriété, son agence et son gestionnaire ;
- Les clés générales actives et leurs tantièmes ;
- Les lots actifs ;
- Les copropriétaires actifs et leurs adresses.
Quand faut-il resynchroniser un immeuble ?
Avant une assemblée générale, lorsque l'une des informations suivantes a changé :
- Les lots
- Les copropriétaires
- Les clés ou les tantièmes
- Le gestionnaire
- L'agence
Que faire si la synchronisation de l'immeuble échoue ?
Lire le message affiché, corriger les informations concernées dans Lobby, puis relancer la synchronisation.
Synchroniser une convocation préparée dans Lobby
À quoi sert la synchronisation d'une convocation ?
Elle permet de créer dans Pack AG une convocation déjà préparée dans Lobby, avec son ordre du jour et ses documents.
Cette action ne permet pas :
-d'importer dans Lobby une convocation créée dans Pack AG ;
-de relier une convocation Lobby et une convocation Pack AG déjà existantes.
Que faut-il vérifier avant de synchroniser une convocation ?
- Le cabinet et l'immeuble ont déjà été synchronisés.
- La convocation a été générée ou envoyée dans Lobby.
- La date est renseignée.
- L'heure est renseignée, sauf pour une assemblée organisée uniquement par vote par correspondance.
- Le document de convocation est disponible.
Comment synchroniser une convocation ?
1. Ouvrir dans Lobby l'assemblée générale concernée.
2. Cliquer sur Synchroniser avec Pack AG.
3. Attendre la fin de la synchronisation sans créer manuellement la convocation dans Pack AG.
Lobby crée successivement dans Pack AG :
- La convocation
- Les résolutions
- Les sous-résolutions directement rattachées à une résolution ;
- Le document de convocation ;
- Le document regroupant les annexes, lorsqu'il existe.
Le mode de réunion est-il transmis ?
Le mode général de l'assemblée est transmis. Il ne décrit cependant pas la manière dont chaque copropriétaire participera.
Les présences, pouvoirs, votes et choix individuels de participation sur place ou à distance ne sont pas envoyés.
Comment l'ordre du jour est-il repris dans Pack AG ?
Chaque point principal de l'ordre du jour devient une résolution. Son enfant direct devient une sous-résolution.
Peut-on relancer la synchronisation d'une convocation ?
Il faut la relancer uniquement lorsque Lobby affiche Réessayer la synchronisation.
Il ne faut pas relancer une convocation déjà indiquée comme Synchronisée avec Pack AG ou À vérifier dans Pack AG.
Que signifient les différents états de synchronisation ?
Récupérer le PV d'assemblée générale signé
Comment le PV d'assemblée générale signé est-il récupéré depuis Pack AG ?
Chaque jour, Lobby vérifie si un PV signé est disponible dans Pack AG pour les convocations synchronisées.
Lorsqu'un PV signé est disponible, Lobby l'enregistre avec les documents de l'assemblée générale concernée. Aucune action manuelle n'est demandée au gestionnaire.
Où le PV d'assemblée générale signé est-il disponible ?
- Les gestionnaires retrouvent le PV d'assemblée générale dans Lobby.
- Les copropriétaires peuvent le consulter depuis leur extranet lorsqu'il est publié.
Que se passe-t-il si le PV d'assemblée générale n'est pas encore signé dans Pack AG ?
Lobby effectue une nouvelle vérification le jour suivant. Le gestionnaire n'a pas besoin de relancer la recherche.
Limites de la synchronisation
Quelles informations ne sont pas synchronisées ?
Ne sont pas synchronisés :
- les convocations créées directement dans Pack AG
- les modifications ou suppressions effectuées dans Pack AG après la création d'une convocation
- les participants
- les présences
- les pouvoirs
- les votes et leurs résultats.