Ce guide s'adresse aux gestionnaires de copropriété. Il explique comment définir la politique de relance du cabinet, suivre les copropriétaires débiteurs et envoyer une relance à la main quand c'est nécessaire.
En résumé:
Chaque copropriété suit une procédure de relance : une suite de niveaux (relance simple, mise en demeure…) envoyés à J+X après le début de l'impayé. Lobby calcule chaque nuit qui doit être relancé, envoie automatiquement les relances dues, et vous montre tout dans le Pilotage.
Les deux écrans se trouvent dans le menu Recouvrement › Pilotage et Recouvrement › Paramètres .
1- Paramétrer une procédure de relance
Menu Recouvrement › Paramètres. Cet écran est réservé aux utilisateurs habilités à gérer les procédures du cabinet.
Chaque cabinet dispose d'une procédure « Défaut », qui reprend le fonctionnement historique de Lobby et s'applique à toutes les copropriétés sans procédure choisie. Vous pouvez en créer d'autres, par exemple une procédure accélérée pour certaines copropriétés.
Après le dernier niveau vient l'étape « Candidat procédure », avec son propre délai : elle signale qu'une procédure contentieuse (avocat, commissaire de justice) peut être envisagée. La suite reste votre décision.
La liste des procédures du cabinet, dont « Défaut ».
2- La procédure d'une copropriété
Dans la fiche copropriété, rubrique Relances.
Vous y choisissez la procédure suivie par la copropriété et voyez ses copropriétaires débiteurs avec leur prochaine relance. Après un changement de procédure ou de seuil, cliquez sur « Actualiser » pour recalculer tout de suite au lieu d'attendre le calcul de la nuit.
3-Le Pilotage des relances
Menu Recouvrement › Pilotage. Il remplace l'écran « Copropriétaires débiteurs ».
- À relancer : les copropriétaires pour qui une relance, ou l'étape « Candidat procédure », est prévue. Vous y voyez la dernière relance (date, niveau, manuelle ou automatique) et la prochaine (date, niveau, canal, frais).
- Écartés : les copropriétaires en impayé que la règle ne relance pas, avec le motif.
- « Dernière mise à jour le … » indique l'heure du calcul. « Actualiser » recalcule tout le cabinet en arrière-plan ; la page se met à jour quand c'est terminé. Si le serveur est déjà occupé par d'autres recalculs, Lobby vous le dit : réessayez quelques minutes plus tard.
- Filtres : copropriété, procédure suivie, prochain niveau, candidats procédure. Tous les gestionnaires qui voient le Pilotage peuvent filtrer par procédure, même sans le droit de paramétrer les procédures. La recherche porte sur le nom du copropriétaire.
- « Exporter (Excel) » télécharge toute la liste de l'onglet affiché, avec vos filtres, et pas seulement la page visible (jusqu'à 10 000 lignes). Le fichier reprend les colonnes du tableau, plus le gestionnaire et le comptable de la copropriété, la date et le type de la procédure contentieuse en cours, et les liens vers la fiche du copropriétaire et vers le dossier contentieux.
4- Envoyer des relances en masse
Depuis le Pilotage, jusqu'à 50 copropriétaires par envoi.
- Cochez les copropriétaires, puis cliquez sur « Envoyer N relances ».
- Choisissez un seul niveau pour toute la sélection. Chaque copropriétaire reçoit ce niveau dans la procédure de sa copropriété, avec le canal et les frais de son contrat. Ceux dont la procédure n'a pas ce niveau sont listés « non concernés ».
- Relisez le récapitulatif : relances par niveau, total facturé, niveaux différents de ceux que la règle proposait, et copropriétaires qui ne partiront pas, avec la raison.
- Choisissez ce que fait la relance automatique ensuite : la laisser suivre son cours, ou la suspendre jusqu'à une date.
- Lancez l'envoi. Il se fait en arrière-plan : vous pouvez fermer la fenêtre. L'échec d'un copropriétaire n'arrête pas les autres.
Vous passez une étape de la procédure »
Si vous envoyez par exemple le niveau 2 à un copropriétaire qui n'a reçu aucune relance, Lobby vous le signale. Vous choisissez alors de laisser la relance automatique reprendre après cet envoi (le niveau passé ne sera pas envoyé) ou de l'arrêter jusqu'à une date.
5- Relancer un copropriétaire écarté
Dans l'onglet Écartés, les lignes se sélectionnent et s'envoient comme dans « À relancer ».
Le motif d'écart du calcul automatique n'empêche pas une relance manuelle. Certaines situations demandent cependant une confirmation explicite, ligne par ligne, avec la case « Envoyer quand même ». Une ligne non confirmée ne part pas.
6- Suspendre et reprendre la relance
Depuis le Pilotage, pour un ou plusieurs copropriétaires.
La suspension arrête la relance automatique jusqu'à la date choisie. Le commentaire est visible par le conseil syndical. Le copropriétaire passe dans « Écartés » avec le motif « Relance suspendue » ; « Reprendre la relance » le remet dans « À relancer ».
7- Depuis la fiche copropriétaire
Carte Relances et procédures de la fiche, rubrique des paiements.
- Envoyer une relance ouvre la même fenêtre que le Pilotage, pour ce seul copropriétaire. L'envoi part immédiatement et le bilan s'affiche aussitôt.
- Historique des relances : toutes les relances envoyées, avec la date, le niveau, le canal, l'auteur et les frais.
- Dans le compte du copropriétaire, la relance apparaît en ligne « Relance pour impayés », et les frais en facture du cabinet.
- Annuler une relance facturée : sur la ligne de la facture de frais, « Annuler la facture » crée un avoir. Le bouton est visible pour les gestionnaires de la copropriété.
8- Questions fréquentes
- J'ai changé un seuil ou une procédure, mais le Pilotage n'a pas bougé.
Le Pilotage est recalculé chaque nuit. Cliquez sur « Actualiser » dans le Pilotage (tout le cabinet) ou sur la copropriété pour recalculer tout de suite.
- Le montant des frais affiché ne correspond pas à mon contrat.
L'écran des procédures affiche le prix du modèle de contrat du cabinet, suivi de « (modèle cabinet) ». Le contrat de la copropriété peut le remplacer : c'est ce montant qui est facturé, et il apparaît dans le récapitulatif d'envoi.
- « Frais non tarifés » : je ne peux pas envoyer la relance.
Le niveau facture un produit qui n'a de prix ni dans le contrat de la copropriété ni dans le modèle de contrat. Renseignez ce prix, ou choisissez un niveau sans frais.
- « Aucun contact n'accepte… » : que faire ?
Aucun contact du copropriétaire ne reçoit le canal du niveau (courrier simple ou recommandé). Réglez les préférences dans l'onglet « Envoi des courriers » de la fiche.
- Un envoi a échoué : les frais sont-ils facturés ?
Non. Si l'envoi échoue, les frais facturés pour cette tentative sont annulés par un avoir, et le niveau reste à envoyer.
- Peut-on fixer un montant minimum par niveau ?
Non. Le montant à partir duquel un copropriétaire est relancé se règle une seule fois, dans les règles générales de la procédure (part des charges courantes du trimestre, multiple des appels de travaux du mois précédent). Tous les niveaux de la procédure suivent ces règles.
- Comment exporter la liste du Pilotage ?
Bouton « Exporter (Excel) » au-dessus du tableau. Le fichier reprend l'onglet affiché (« À relancer » ou « Écartés ») avec les filtres en cours, pour toutes les lignes, pas seulement la page visible. Il ajoute le gestionnaire et le comptable de chaque copropriété (plusieurs noms séparés par une virgule s'il y en a plusieurs), la procédure contentieuse en cours et les liens vers la fiche du copropriétaire et le dossier.
- À quel moment un copropriétaire sort-il de la relance ?
Quand son solde repasse au-dessus du seuil de reprise de la procédure (100 € par défaut). Si une procédure contentieuse est clôturée et qu'il reste débiteur, la relance reprend au niveau 1.